Datenschutzrichtlinien

Verfahrensverzeichnis nach § 4g Absatz 2 BDSG

Dfa GmbH
Geschäftsführer: Karin Seiler, Harald Gloning
Straße: Dieselstraße 4
PLZ / Ort: 89231 Neu-Ulm
Telefon: 0731/ 378 446 57 0
Fax: 0731/ 378 446 57 0

1. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

1.1. Abwicklung und Durchführung von Verträgen im Zusammenhang mit Vertrieb und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen im Bereich Seminare und Scheren.

1.2. Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen, wie im Wesentlichen

1.2.1. Kundendatenverwaltung
Kunden
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Geschäfts- und Vertragsdaten
- Abrechnungsdaten
- Kontodaten

1.2.2. Personaldatenverwaltung
Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, Ruheständler, frühere Mitarbeiter
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Vertrags-, Stamm- und Abrechnungsdaten:
- Geburtsdatum, Familienstand, Nationalität, Konfession, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alter von Angehörigen soweit für
- Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Sozialdaten, Bankverbindungsdaten
- Daten zur Personalverwaltung und -steuerung:
- Zutrittskontrolldaten, Zugangskontrolldaten, Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der
- Technischen Systeme, Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen

1.2.3. Bewerberdatenverwaltung
Bewerber
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Bewerbungsrelevante Daten:
Geburtsdatum, Familienstand, Nationalität, Ausbildung, Angaben zum beruflichen Werdegang, Zeugnisse und Qualifikationen

1.2.4. Lieferanten- und Dienstleisterdatenverwaltung
Lieferanten und Dienstleister
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Geschäfts- und Vertragsdaten
- Abrechnungsdaten
- Kontodaten

Die Durchführung der Speicherung und Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt für eigene Zwecke und zum Zwecke der Vertragsdurchführung.

2. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien
Es werden zu den betroffenen Personengruppen zur Erfüllung der in der Zweckbestimmung genannten  Zwecke im Wesentlichen die im Folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

Kunden
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Geschäfts- und Vertragsdaten
- Abrechnungsdaten
- Kontodaten
 
Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, Ruheständler, frühere Mitarbeiter
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Vertrags-, Stamm- und Abrechnungsdaten:
- Geburtsdatum, Familienstand, Nationalität, Konfession, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alter von Angehörigen soweit für
- Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Sozialdaten, Bankverbindungsdaten
- Daten zur Personalverwaltung und -steuerung:
- Zutrittskontrolldaten, Zugangskontrolldaten, Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der
- Technischen Systeme, Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen

Bewerber
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Bewerbungsrelevante Daten:
- Geburtsdatum, Familienstand, Nationalität, Ausbildung, Angaben zum beruflichen Werdegang, Zeugnisse und Qualifikationen

Lieferanten und Dienstleister
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Geschäfts- und Vertragsdaten
- Abrechnungsdaten
- Kontodaten
 
3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

Es werden die personenbezogenen Daten zu den betroffenen Personengruppen zur Erfüllung der unter 1. genannten Zwecke im Wesentlichen an folgende Empfänger weitergegeben:          

Kunden
- Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z.B. Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Vertrieb)
- Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden)
- Externe Stellen, wie verbundene Unternehmen und externe Auftragnehmer, z.B. Abrechnungsstelle mit den Krankenkassen, Logistikpartner oder Rechenzentrum
                
Mitarbeiter
- Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z.B. Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Vertrieb)
- Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden)
- Externe Stellen, wie verbundene Unternehmen und externe Auftragnehmer, z.B. Abrechnungsstelle mit den Krankenkassen, Logistikpartner oder Rechenzentrum
                
Bewerber
- Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z.B. Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Vertrieb)
                
Lieferanten und Dienstleister
- Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z.B. Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Vertrieb)

4. Regelfristen für die Löschung der Daten
Kunden: nach 10 Jahren
Bewerber: nach 6  Monaten

5. Keine Übermittlung an Drittstaaten

6. Art. 32 DSGVO Sicherheit der Verarbeitung

1. Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen treffen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen gegebenenfalls unter anderem Folgendes ein:
1.1. die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten;
1.2. die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen;
1.3. die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen;
1.4. ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.

2. Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus sind insbesondere die Risiken zu berücksichtigen, die mit der Verarbeitung – insbesondere durch Vernichtung, Verlust oder Veränderung, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, oder unbefugte Offenlegung von beziehungsweise unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten, die übermittelt, gespeichert oder auf andere Weise verarbeitet wurden – verbunden sind.

3. Die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Artikel 40 oder eines genehmigten Zertifizierungsverfahrens gemäß Artikel 42 kann als Faktor herangezogen werden, um die Erfüllung der in Absatz 1 des vorliegenden Artikels genannten Anforderungen nachzuweisen.

4. Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter unternehmen Schritte, um sicherzustellen, dass ihnen unterstellte natürliche Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten, es sei denn, sie sind nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten zur Verarbeitung verpflichtet.

7. Datenschutzbeauftragter: IITR Datenschutz GmbH, Dr. Sebastian Kraska, Marienplatz 2, 80331 München

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